Regulamin świadczenia usług Synergia Lublin

1. Zasady ogólne i współpraca

Ten dokument to zbiór jasnych zasad, na jakich pracujemy w Synergia Lublin. Nie lubimy lania wody, więc piszemy konkretnie. Od września 2017 roku pomagamy zakładom produkcyjnym wyglądać poważnie przed kontrahentami. Jeśli korzystasz z naszej strony lub zamawiasz u nas audit, projekt katalogu czy wsparcie sprzedaży, zgadzasz się na te warunki. Nasza siedziba mieści się w Lublinie przy ul. Krakowskie Przedmieście 4. Tutaj podejmujemy decyzje i stąd ruszamy na hale produkcyjne naszych klientów. Regulamin ten określa, co my dostarczamy, a czego oczekujemy od Ciebie jako właściciela lub menedżera firmy produkcyjnej. Traktujemy naszą pracę poważnie i tego samego oczekujemy od partnerów biznesowych. Nie szukamy jednorazowych strzałów, ale realnego wpływu na Twój wynik finansowy.

Zasady te obowiązują każdego, kto wchodzi z nami w interakcję biznesową. Niezależnie od tego, czy zamawiasz jednorazowy Audit Start za 2 450 zł, czy decydujesz się na stałe wsparcie B2B. Każda współpraca zaczyna się od ustalenia konkretów. Nie ruszamy z pracą, dopóki obie strony nie wiedzą, co jest do zrobienia. Nasz zespół, w tym Marek Wójcik czy Piotr Lubelski, pracuje według sprawdzonych metod. Jeśli coś obiecujemy, to dowozimy to w ustalonym terminie. Zazwyczaj na maile odpowiadamy w 2 godziny i 14 minut, bo wiemy, że w produkcji czas to pieniądz. Ten regulamin ma chronić obie strony i upewnić się, że nikt nie marnuje energii na nieporozumienia.

2. Nasze usługi i terminy

W Synergia Lublin nie robimy wszystkiego. Skupiamy się na tym, co znamy: audicie wizerunku, projektowaniu katalogów, strategii sprzedaży i fotografii przemysłowej. Każda usługa ma swoje ramy czasowe. Audit Start dostarczamy w 48 godzin od wizyty w Twoim zakładzie lub otrzymania kompletu danych. Projektowanie technicznych katalogów B2B zajmuje nam zazwyczaj od 11 do 18 dni roboczych. To czas potrzebny na rzetelny copywriting techniczny, obróbkę zdjęć maszyn i ułożenie tabel z parametrami tak, żeby inżynier po drugiej stronie od razu wiedział, co kupuje. Nie przyspieszamy tych procesów kosztem rzetelności. Sprawdzone na hali – to nasza dewiza, a pośpiech na hali produkcyjnej rzadko kończy się czymś dobrym.

Usługi fotograficzne realizujemy bez zatrzymywania Twojej linii produkcyjnej. Nasz fotograf wie, jak poruszać się między maszynami, żeby nie generować przestojów. Jeśli umawiamy się na sesję, musisz zapewnić nam bezpieczny dostęp do miejsc, które mamy pokazać w ofercie. W przypadku strategii sprzedaży B2B, pracujemy w formie sprintów lub stałych warsztatów. Uczymy Twoich handlowców, jak rozmawiać o marży, a nie o rabatach. Nie dajemy gotowych magicznych rozwiązań, ale konkretne narzędzia i skrypty, które sprawdziły się u 142 naszych dotychczasowych klientów. Terminowość to dla nas świętość. Jeśli my się spóźniamy, Ty o tym wiesz pierwszy. Jeśli Ty spóźniasz się z dostarczeniem parametrów produktów, termin oddania katalogu przesuwa się automatycznie.

3. Obowiązki klienta

Żebyśmy mogli zrobić dobry marketing dla Twojej produkcji, potrzebujemy faktów. Konkrety na stół: musisz dostarczyć nam prawdziwe dane techniczne, rysunki i informacje o Twoim parku maszynowym. Jeśli Twoja firma wygląda na stronie inaczej niż w rzeczywistości, nasi konsultanci to wyłapią podczas auditu. Twoim obowiązkiem jest zapewnienie nam osoby kontaktowej, która zna się na produktach i może szybko zatwierdzić teksty techniczne. W B2B liczy się precyzja. Jeśli w katalogu pomylimy średnicę śruby lub moc sterownika, bo dostaliśmy błędne dane, nie bierzemy za to odpowiedzialności. Współpraca z nami wymaga Twojego zaangażowania, zwłaszcza na etapie discovery call i kick-offu projektu.

W przypadku sesji zdjęciowych, zakład musi być przygotowany. Nie sprzątamy hal za Ciebie, ale podpowiemy, co usunąć z kadru, żeby firma wyglądała profesjonalnie przed kontrahentem z Niemiec czy Francji. BHP to priorytet. Nasi ludzie stosują się do Twoich wewnętrznych zasad bezpieczeństwa, ale oczekujemy też, że wskażesz nam strefy niebezpieczne. Jeśli zamówiłeś wsparcie B2B, Twoi handlowcy muszą brać udział w zaplanowanych warsztatach. Bez ich udziału żadna strategia nie zadziała. Marketing w przemyśle to gra zespołowa – my dajemy narzędzia i plan, Ty dajesz wiedzę o swoim produkcie i gotowość do zmian w sposobie sprzedaży.

4. Płatności i rozliczenia

Ceny naszych usług są jasne i podawane w kwotach netto. Audit Start to koszt 2 450 zł. Katalog Pro zaczyna się od 5 800 zł. Nie stosujemy ukrytych opłat ani gwiazdek w umowach. Za projekty jednorazowe zazwyczaj wystawiamy fakturę po zakończeniu etapu prac lub zgodnie z harmonogramem ustalonym na starcie. W przypadku stałego wsparcia sprzedaży, rozliczamy się w formie miesięcznego retainera w wysokości 3 200 zł netto. Płatność następuje na podstawie faktury VAT z terminem 7 lub 14 dni. Jeśli spóźniasz się z płatnością, wstrzymujemy prace nad kolejnymi etapami. Szanujemy Twój czas i Twoje pieniądze, więc oczekujemy tego samego w drugą stronę.

Wszelkie koszty dodatkowe, jak druk katalogów czy wynajęcie specjalistycznego sprzętu do zdjęć (np. podnośniki), są ustalane wcześniej i wymagają Twojej zgody. Nie działamy metodą faktów dokonanych. Jeśli w trakcie prac nad katalogiem zdecydujesz, że chcesz dopisać 50 nowych produktów, których nie było w pierwotnym planie, zrobimy to, ale doliczymy opłatę za dodatkowe godziny pracy. Wszystkie stawki za godziny nadliczbowe są znane przed startem projektu. Konkrety na stół: płacisz za realną pracę i doświadczenie ludzi, którzy wiedzą, jak sprzedać produkt techniczny. Nie bierzemy pieniędzy za lanie wody w raportach, których nikt nie czyta.

5. Własność intelektualna

Wszystko, co dla Ciebie stworzymy – projekty graficzne katalogów, teksty techniczne, zdjęcia hal i maszyn – przechodzi na Twoją własność w momencie opłacenia faktury końcowej. Udzielamy Ci pełnej licencji na wykorzystanie tych materiałów w Internecie, druku i na targach branżowych. Do tego czasu wszelkie prawa autorskie należą do Synergia Lublin. Nie zgadzamy się na wykorzystywanie naszych wstępnych koncepcji i projektów przed ich opłaceniem. Jeśli w trakcie auditu wskażemy błędy na Twojej stronie, możesz je naprawić sam lub z nami – wiedza, którą Ci przekazujemy w raporcie, jest dla Ciebie, ale nie masz prawa jej odsprzedawać innym firmom jako własnej metodyki.

Nasze autorskie metody pracy, jak system auditu wizerunku produkcji czy skrypty sprzedażowe dla handlowców B2B, są chronione. Możesz z nich korzystać wewnątrz swojej firmy do woli, by zwiększać zyski. Nie możesz ich jednak udostępniać publicznie ani przekazywać konkurencji. Zdjęcia wykonane przez Piotra Lubelskiego mogą być przez nas użyte w portfolio Synergia Lublin (chyba że podpiszemy klauzulę o zachowaniu poufności ze względu na tajemnicę technologiczną Twojego zakładu). Rozumiemy, że niektóre procesy na Twojej hali są tajne. Zawsze pytamy, co możemy fotografować, a co musi zostać ukryte przed okiem postronnych. Solidność to także dyskrecja.

6. Odpowiedzialność i gwarancje

Znamy się na produkcji i wiemy, że marketing to nie czary. Nie gwarantujemy, że po zmianie katalogu Twoje obroty wzrosną o 100% w ciągu tygodnia. Gwarantujemy natomiast, że Twój zakład będzie wyglądał profesjonalnie i wiarygodnie w oczach zakupowców z dużych firm. Nasze działania, oparte na danych od 142 klientów, statystycznie przynoszą wzrost zapytań z zagranicy o około 34% w ciągu pierwszych miesięcy. Jednak ostateczny sukces zależy od Twojego produktu, ceny i tego, jak Twoi handlowcy domykają tematy. My dajemy Ci najlepszą możliwą broń do ręki, ale to Ty musisz pociągnąć za spust. Nie odpowiadamy za straty finansowe wynikające z błędnych decyzji biznesowych podjętych na podstawie naszych analiz.

Nie bierzemy odpowiedzialności za przestoje w produkcji, chyba że wynikają one bezpośrednio z rażącego niedbalstwa naszych pracowników podczas sesji (co przez 7 lat działalności nigdy się nie zdarzyło). Nasza odpowiedzialność finansowa jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia za dany etap projektu. Jeśli coś sknocimy, naprawiamy to w ramach ceny. Nie boimy się przyznać do błędu, bo w przemyśle liczy się prawda. Jeśli techniczny opis maszyny zawiera błąd merytoryczny, który nam zgłosisz przed drukiem, poprawimy go bez dyskusji. Po akceptacji plików do druku przez Twoją stronę, odpowiedzialność za treść przechodzi na Ciebie. Dlatego zawsze prosimy o dokładne sprawdzenie parametrów przez inżyniera prowadzącego.

7. Rozwiązanie współpracy

Każdy projekt ma swój koniec. Współpraca przy projektach takich jak katalog czy audit kończy się wraz z oddaniem gotowych materiałów i opłaceniem faktury. W przypadku stałych umów na wsparcie B2B, obowiązuje 30-dniowy termin wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Możemy rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli rażąco łamiesz zasady współpracy, np. nie płacisz w terminie lub zatajasz kluczowe informacje o stanie firmy, które wpływają na nasze bezpieczeństwo prawne. Chcemy pracować z ludźmi, którzy grają fair.

Jeśli zdecydujesz się przerwać projekt w trakcie jego trwania, rozliczamy się za faktycznie wykonaną pracę. Nie zwracamy wpłaconych zaliczek, jeśli przygotowania do sesji lub prace nad strategią już ruszyły. Rozumiemy, że w przemyśle sytuacja bywa dynamiczna – awaria maszyny czy zmiana właściciela mogą wywrócić plany. W takich sytuacjach siadamy do stołu i szukamy rozwiązania, które nie krzywdzi żadnej ze stron. Konkrety na stół: jesteśmy ludźmi i wiemy, że życie pisze różne scenariusze, ale szanujemy swój czas i poniesione koszty operacyjne.

8. Prawo i sądy

Wszelkie spory będziemy starali się rozwiązać polubownie przy kawie w naszym biurze w Lublinie. Wierzymy, że rozmowa to najlepsze narzędzie w B2B. Jeśli jednak nie uda nam się dojść do porozumienia, spór rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Synergia Lublin. Obowiązuje prawo polskie. Wszystkie zapisy tego regulaminu są zgodne z Kodeksem Cywilnym. Jeśli któryś z punktów okaże się nieważny w świetle nowych przepisów, reszta regulaminu nadal pozostaje w mocy. Działamy przejrzyście i zgodnie z prawem, bo tak buduje się zaufanie w przemyśle od września 2017 roku. Ten regulamin to fundament naszej wspólnej, solidnej pracy.